Suomen Neonataalihoitajat ry:n tietosuojaseloste

TIIVISTELMÄ

Suomen Neonataalihoitajat ry (Y-tunnus 2867996-7) ylläpitää yhdistykseensä rekisteröityneiden jäsenten jäsenrekisteriä. Rekisteriin kerätyt tiedot koostuvat jäsenen itsensä ilmoittamista yhteystiedoista sekä pankilta saatavista jäsenmaksutiedoista. Tietojen käsittely perustuu yhdistyksen jäsenyyteen. Yhteystietoja käytetään yhdistyksen oman toiminnan informoinnissa, jäsenlehtien lähetyksessä sekä vuosittaisten jäsenmaksujen rekisteröinnissä. Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolisille, lukuun ottamatta jäsenlehden painotaloa ja tietoja käsitellään ainoastaan Suomessa.

1.MITÄ TIETOA KERÄÄMME

Keräämme rekisteriimme jokaisen jäsenen rekisteröityessä hänen itse antamansa tiedot; nimi, kotiosoite, sähköpostiosoite, jäsentyyppi(täysi-, opiskelija- tai kannattajajäsen) sekä valinnan siitä haluaako jäsenmaksulaskunsa postitse vai sähköpostitse ja haluaako liittyä yhdistyksen postituslistalle. Lisäksi uuden jäsenen rekisteröityessä, hänen on mahdollista ilmoittaa rekrytoijan eli suosittelijan nimi, jolloin aktiiviset rekrytoijat palkitaan ilmaisella jäsenvuodella. Rekisteriin merkataan myös, jos jäsen on lupautunut yhdistyksen hallitukseen tai yhdysjäseneksi. Pankista saamme lisäksi kuukausittain viitemaksutiedoston, josta jäsenmaksutiedot kirjautuvat viitenumeron avulla kunkin jäsenen tietoihin.

2.MITEN KÄYTÄMME KERÄÄMIÄMME TIETOJA

Käytämme jäsenten yhteystietoja vuosittaisen jäsenmaksulaskun sekä kaksi kertaa vuodessa ilmestyvän yhdistyksen Neonataalihoitaja-jäsenlehden lähettämiseen. Postituslistalle liittyneille lähetämme tietoa yhdistyksen järjestämistä koulutuksista ja tutustumismatkoista. Postituslistalaisille lähtee myös 1-2 kertaa vuodessa yhdistyksemme kansainvälisen kattojärjestön COINN:n uutiskirje sähköpostitse. Julkaisemme myös aina seuraavassa jäsenlehdessämme uusien jäsenten sekä rekrytoijien nimet ja asuinpaikkakunnan, mikäli heiltä on saatu tähän suostumus.

3.KERÄÄMIEMME TIETOJEN JAKAMINEN JA LUOVUTTAMINEN

Emme myy tai luovuta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille, lukuun ottamatta Neonataalihoitaja-jäsenlehden painotalolle kesä- ja joulukuussa lähetettävää jäsenten nimi- ja osoiteluetteloa, jotta ne voidaan painaa lehden takakanteen postitusta varten. Painotalon kanssa on sovittu, että he hävittävät jäsenten yhteystietoluettelon välittömästi, kun sitä ei enää tarvita. COINN järjestöllekään ei koskaan luovuteta jäsenten yhteystietoja, sinne ilmoitetaan ainoastaan vuotuinen jäsenmäärä.

4. TIETOTURVA

Säilytämme jäsentietoja sähköisessä jäsenrekisterissä, jonka palveluntarjoana toimii Netsor. Heidän tietoturvaselosteensa löytyy seuraavasta osoitteesta https://netsor.fi/sopimusehdot/gdprliite.html . Koko jäsenrekisterin käyttö, tietojen päivitys ja käsittely on sallittu ainoastaan kahdelle nimetylle jäsenrekisterinpitäjälle, joilla on omat yksilölliset pääkäyttäjän tunnukset ja salasanat ohjelmaan. Jokaisella jäsenellä on myös omat tunnukset ja salasanat omiin tietoihinsa, jotka he voivat tarkistaa ja tarvittaessa päivittää koska vain. Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja rekisterin toimintaa valvotaan. Mikäli havaitaan tietoturvaan liittyviä ongelmia, niihin puututaan välittömästi ja tehdään tarvittavat toimenpiteet.

5. TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN JA POISTAMINEN

Säilytämme keräämiämme henkilötietoja vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina edellä kuvattujen käyttötarkoituksien kannalta. Poistamme kaikki jäsenrekisteriin kerätyt tiedot heti, kun jäsen ilmoittaa jäsenyyden päättämisestä.

6.MUUTOKSET TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖÖN

Jatkossa voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta ja tietosuojakäytäntöjä tarvittaessa. Jos muutokset ovat merkittäviä, ilmoitamme niistä jokaiselle jäsenelle. Muutoin tietosuojaseloste on aina luettavissa WWW-sivuiltamme.

7. JÄSENTEN OIKEUDET

Jäsenillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, poistoa tai täydennystä. Jäsenellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä. On kuitenkin huomioitava, että yhdistyksen jäsenenä oleminen edellyttää näiden keräämiemme tietojen käsittelyä ja säilyttämistä.

8.YHTEYSTIEDOT

Tietosuoja-asioissa voit ottaa yhteyttä sähköpostitse:

Yhteyshenkilö:

Hanna Mäkinen, Suomen neonataalihoitajat ry:n jäsenrekisterinpitäjä hanna.makinen@khshp.fi tai snh.jasenrekisteri@gmail.com